Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejos:
- Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar:
- agenda personal,
- agenda de reuniones,
- agenda diaria,
- agenda planning, etc.
- Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
- La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
- La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión a sostener mantenida el 24 de enero de 2013 podría codificarse como REU240113.
- No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?
Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:
- Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
- Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
- Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
- Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
- Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente
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